Pojęcie i cechy organizacji.
Organizacja jest to zbór elementów współprzyczyniających się do prowadzenia działań.
Cechy organizacji:
1. cel
2. więzi organizacji
3. struktura organizacyjna
4. ludzie
Ad. 1 cel org. jest to zbór wartości (społeczno- ekonom.) które są ważne dla rozwoju oraz trwania org. i jej związku z otoczeniem. (To system wartości ważnych dla administracji. )
W każdej adm. możemy wyróżnić 3 podst. sfery:
1. sfera działalności podstawowej–te które są najważniejsze dla org.
2. sfera zarządzenia organizacją
3. sfera działań regulacyjnych
Relacje pomiędzy sferami -każdą organizacje możemy traktować jako pewien system
Organizacja stanowi system wzajemnie powiązanych ze sobą elementów i powinien być przydatny do osiągnięcia celów, ludzi, wyposażenia, struktury
Rządzenie wiąże się z pewną koordynacją działań, żeby osiągnąć pewien cel. Odpowiedzialnym za proces rządzenia jest kierownik
Umiejętności kierownicze: techniczne, społeczne, koncepcyjne
Role kierownicze: rola: ludzka, informacyjna, decyzyjna
Rodzaje kierowników: wg. Działań: ogólny i funkcjonalny; wg. Szczebla org. Naczelny, średniego szczebla, umowy.
Wszystkie działania które podejmuje organizacja powinny być działaniami celowymi. Przez cel działania rozumie się ogół, rzecz lub zdarzenie które jest pożądane (stan który zamierzamy osiągnąć).
Wskaźniki należy zawsze odnieść do celów, powinny oceniać skuteczność w odniesieniu do możliwości osiągnięcia celów.
Ad. 2 więzi organizacyjne: więzi rodzaje: hierarchiczne, funkcjonalne, informatyczne, społeczne
Jednostka org. - to jednostka wyodrębniona org.
Komórka organiz. – to część jednostki org. Wyodrębniona z uwagi na względną samodzielność
Środowisko pracy – najważniejsze ogniwo organizacyjne
Podst więzi organizacji:
Strategiczny wierzchołek(naczelne kierownictwo)
Technostruktura Środkowa linia (kierownik liniowy średniego szczebla) personel pomocniczy(np. logistyka) pracow. komór regulacji np. kadry. Wykonawczy rdzeń(pracownicy sfery podstawowej.)
Ad. 3 Struktura org. – jest odzwierciedleniem stosunków wewnętrznych w instytucji w szczególności zależności pomiędzy elementami składowymi czyli ogniwami
Ad. 4 ludzie – uczestnicy org. Wraz z ich kwalifikacjami, umiejętnościami, postawami i wzorcami zachowań, systemami wartości, motywacją do pracy, interesami grupowymi
Organizacja – może nie reagować na zmiany otoczenia – reaguje na zmiany w otoczeniu, możemy wnioskować z którym kierunku zmiany pójdą
Procesy decyzyjne – wiążą się ze sferą kierowania i zarządzania. Służą do osiągnięcia zamierzonych celów.
Sytuacja decyzyjna – rozwiązywanie decyzji, zagadnienia
Proces decyzyjny – przechodzi się przez kolejne kroki aby osiągnąć cel
-stwierdzenie sytuacji decyzyjnej
-zebranie informacji dot. Sytuacji decyz.
-Analiza uzyskanych informacji
-Wstępne ustalenie celu i kierunków działania
-Ustalenie wariantów rozwiązania
-dokonanie wyboru jednego z wariantów
-Przekazanie decyzji do realizacji
1.decyzja jest aktem wyboru
2.wybrany sposób działania musi na doprowadzić do określonego celu
3.wybór, który dokonaliśmy jest wyborem świadomym, nie losowym i opartym o pewne kryteria
4.wybór następuje na podstawie analizy faktycznego stanu
5.wybór dokonuje osoba upoważniona do tego, czyli decydent
6.decyzja wpływa wiążąco na działania określonej grupy podmiotu
Bariery w procesie decyzyjnym: bariera – informacyjna, zasobowa, społeczna, formalna
Kierunki podwyższania racjonalności decyzji:
-informacje umożliwiające lepsze rozwiązanie problemu
-poznanie metod podejmowania decyzji
-pozytywna motywacja systemu do podejmowania jak najlepszych decyzji
-zmiany w otoczeniu aby rzeczywiście zaistniały warunki dla podejmowania decyzji racjonalnych metodologicznie
-szybko dostosowany system podejmowania decyzji do zmian w otoczeniu
Informacje - jako ważny element podejmowania decyzji
Informacje – dostarcza nam pewnej wiedzy o otaczającej rzeczywistości
Informacja – tworzywo z którego rodzą się decyzje
Mechanizm przebiegu informacji :
Nadawca –kanał- przekaz-odbiorca
Funkcje informacji :
-dostarcza danych do określenia przedmiotu działania
-pozwala mierzyć i oceniać rezultaty działania
-umożliwia obserwacje przebiegu działania zmierzającego do osiągnięcia celu
-rzetelna i dokładna
-szybko i terminowo dostarczona
-aktualna i wystarczająca
-łatwo dostępna
-odpowiednio identyfikowana i przechowywana
-cele realizowane prze instytucje
-zakres działania
-wielkość instytucji
-kształt struktury org.
-Zakres kompetencji szczebli zarządzania
-Rodzaj działalności podejmowanej na podstawie informacji
Informacje: ekonomiczne, statystyczne, personalne, naukowo- techniczne, prawnicze, technologiczne, produkcyjne
Struktura – konkretna postać układu elementów org. I ich wzajemnych powiązań
Z istoty org., jako systemu społeczno- technicznego wynika że mogą występować trzy rodzaje relacji:
Struktura org. Jest rezultatem:
1.podziału pracy (zadań), 2. Podział władzy, 3. Koordynacji integracji
Strukturalna charakterystyka ora.
-rozmiar struktury – sposób rozczłonkowania całości i pogrupowania – liczba szczebli hierarchicznych i rozpiętości kierowania
w praktyce
-określa podział pracy – kształtuje podział władzy- koordynuje stosunki z otoczeniem
elementy struktury org.: podział pracy, stanowisko org., komórka org,. Jednostka org., rozpiętość kierowania, regulamin org, schemat org. Księga służb
Pozycje układu struktur org. Układ: pionowy, poziomy, prostokątny, koncentryczny
Typowe dokumenty: - statut, regulamin, schemat org. Karta zadań, zakres czynności
Typologia struktur org. 1. Struktura liniowa, 2 liniowo-sztabowa 3 funkcjonalna, dywizjonalna
Projektowanie strukur org.
Poziom specjalizacji wysoki –niski
Poziom autonomii centralizacja- decentralizacja
Depertamentalizacja – jednorodna – wielodziedzinowa
Rozpiętość kierowania wąska – szeroka
Cel (misja) – stanowiska pracy – grupowanie stanowisk – podporządkowanie – schemat – formalizacja
osobowość przedsiębiorcy, pasja do realizacji zadań, kompetencje, wewnętrzne poczucie kontroli,
postawę konstruk6tywną, umiejętność podejmowania decyzji, temperament sangwinika,umiejętność nawiązywania kontaktów, towarzyskość,rozumienie i wczuwanie się w sytuacje drugiego człowieka (empatia),tolerancja
niezależny w myśleniu i działaniu nie „podatny na wpływ otoczenia
Cechy profesjonalnego urzędnika: obiektywizm, odpowiedzialność, neutralność polityczna, efektyka postępowania, prawne umocowanie działań,
Kwalifikacje pracownika administracji:
Umiejętności (do wykonywania działań) : planowania, organizacyjne, wykonawcze, organizatorskie, kontroli i oceny
-planowanie i zdolności strategicznego planowania
-umiejętności negocjacyjne
-prowadzenie marketingu o reklamy
-przygotowywanie projektów
-zarządzanie funduszami
-ocena efektów zarządzania rozwojem
-sporządzanie raportów
Pracowitość – nakład pracy w porównaniu z wymogami stawianymi przez dane stanowisko pracy
Kompetencje – oceniany za swój zawód, na tyle by wykonać dobrze prace na danym stanowisku, sumienność, stosunek pracownika do czynności zgodnych z procedurą stanowiska
Praca w zespole-
Planowanie pracy
Komunikatywność –jak efektywny jest pracownik w komunikowaniu się z pracownikami i przełożonymi
BHP – jaki jest stosunek pracownika do przestrzegania bezpieczeństwa pracy
Jakość – to zbór cech określających jakiś produkt( działania administr. ) To zdolność zaspokajania potrzeb i oczekiwań klientów
Usługa oczekiwana (plotka, masmedia, poprzednie doświadczenia, własne potrzeby = usługa dostarczona (znajomość przepisów i inne kompetencje urzędnika)
Główne powody zapewnienia jakości:
dążenie do poprawy jakości własnych usług
rosnące oczekiwania wobec interesantów
-ocena odbiorcy usługi tworzy się na obserwacji całego procesu
-odpowiedzialność za realizowany poziom jakości usług ponoszą wszyscy pracownicy urzędu
-ostatecznym kontrolerem jest jej odbiorca.
Normy powinny być definiowane zgodnie z jego oczekiwaniami
Doskonalenie jakości to m. In. Podnoszenie skuteczności komunikacji z interesantem w celu:
-zmniejszenia poziomu stresu (wizyta w urzędzie)
-zmniejszenie społecznego dystansu
-wyeliminowanie barier wywołanych trudnościami interesanta w zrozumieniu specjalistycznego języka
Obszary tworzenia jakości:
-sfera obsługi interesanta
-sfera kompetencji i kwalifikacji urzędnika
-sfera techniczna, informacyjna
-sfera zarządzania urzędem
-sfera ekonomiczno– administracyjna
-marketingu
Standaryzacja – jednolity dla wszystkich pracowników wykonujących określone zadanie sposób ich realizacji
-określony, mierzalny rezultat wykonania zasad w poszczególnych etapach procesu świadczenia usług
Podstawą standaryzacji jest określenie wymagań interesantów i wobec pracowników w celu jednolitego zaspokojenia oczekiwań interesantów ( zgonie z normą)
Zarządzanie doskonałe – to nieustający proces formułowania oraz realizacji wzorcowych wizji, zamierzeń, koncepcji oraz metod i technik na wszystkich szczeblach zarządzania
Poprawa jakości:
- misja władz publicznych
- konkurencyjność
- polityka skupiona na celach
- decentralizacja władzy i odpowiedzialności
1władza publiczna powinna kierować się poczuciem misji (społeczne, ekonomiczne, prawne, gosp)
2władza powinna być konkurencyjna (nowoczesne metody zarządzania)
3należy skupiać się na celach a nie na środkach wiodących do celu
4współpraca ze strukturami publicznymi
-wytrwałości w zamierzeniach
-rezygnacja z niepotrzebnych form kontroli
-doskonalenie procesów i usług
-uczenie się nowych umiejętności
-kierowanie przez przywództwo
-przełamanie bariery między pionami organizacyjnymi
-oświata i rozwój
-zasada praworządności
-zasada nie dyskryminowania
-zasada współdziałania
-zakaz nadużycia uprawnień
-zasada bezstronności i niezależności
-zasada obiektywności
-zasada uprzejmości
-zasada uczciwości
-zgodnie z prawem oczekiwanie oraz konsekwencja działania i doradztwo
-praworządność i humanizacja
-komunikatywność
-legalność i życzliwość
-pełna systematyczna obiektywna informacja
-odpowiednie warunki materialne i rzeczowe funkcjonowania
-poprawa jakości pomiędzy obywatelem a urzędnikiem
-poprawa jakości pracy urzędników
-wzrost prestiżu urzędnika
-społeczeństwo świadome zachodzących zmian w administracji
-działające systemy informacji
-sprawniejsza obsługa obywateli
-polepszenia jakości pracy administracji
-poprawa opinii obywateli o pracy w poszczególnych urzędach
-dostrzeganie przez obywateli różnicy pomiędzy politykiem, a urzędnikiem
Zarządzanie publiczne (rozwojem)
Rozwój – to proces przechodzenia z jednej fazy (poziomu) do następnej (jakościowo lepszej)
Rozwój – sytuacja społeczna, sytuacja finansowa, system prawny, sytuacje polityczne, system terytorialny, sytuacja gospodarcza, zadania samorządu, ustrój państwa
Rządzenie ma charakter działań praktycznych, opartych o przepisy prawne
Zarządzanie ma charakter organizacyjno – instrumentalny
uwzględnienie problematyki zarządzania
-odniesieni do praktyki
-zbliżenie działań instytucji publicznych do specyfiki funkcjonowania sektora publicznego
-wprowadzenie do sektora komunalnego rozwiązań właściwych gospodarce rynkowej
-rosnąca rola programowania rozwoju
-realizacja zasady partnerstwa
-korzystanie z innych doświadczeń
W zarządzaniu jednostką terytorialną należy uwzględnić:
-działalność gospodarczą.wpływ otoczenia,budowę i usprawnienie administracji, strukturę rozwoju
zarządzanie finansami,zarządzanie mieniem komunalnym, badanie czynników instrumentów pobudzania rozwoju lokalnego
Szczególne cechy zarządzania publicznego:
-uczenie się adaptacji do zmiennych warunków i doskonalenia form działania
-komunikowanie się z otoczeniem zewnętrznym
-dobór wskaźników pozwalających na obiektywną ocenę i doskonalenie efektywności działań
-troska o zadowolenie środowiska społecznego
-myślenie strategiczne i realizacja strategii -innowacje i przedsiębiorczość wewnętrzna -przedsiębiorczość lokalna
-technologia informacyjna
Zakres zarządzania publicznego:
-projektowanie działań władzy publicznej-zespołowy charakter podejmowania decyzji -konieczność uwzględniania interesu publicznego
-podejmowanie działań koordynacyjnych -dotyczy całokształtu działań organów publicznych
Zarządzanie w przeciwieństwie do administrowania jest pojęciem które zawiera w sobie aktywność i kreatywność
Instrumenty do zarządzania:
- pośrednie i bezpośrednie
- poziom centralny – kraj
- poziom regionalny – województwo
- poziom lokalny – powiat, gmina
Uwarunkowania wewnętrzne – specyfika jednostki terytorialnej:
potencjał ,kapitał społeczny,charakter władzy,układ sił politycznych,relacje między organami ,
Czynniki zewnętrzne typowe dla wszystkich jednostek terytorialnych
Jednostka terytorialna:
- organ – urząd
Specyfika zarządzania rozwojem ----- koordynacja, konsultacje, wymiana informacji, rozwiązanie konfliktów
-programowanie rozwoju
-planowanie przestrzenne
-inicjatywy własne
-promocja i informacja
-tworzenie instytucji
-wdrażanie projektów
-budowanie partnerstwa
-wspieranie aktywności lokalnej
Urząd:
-programowanie - wdrażanie
-monitoring i ocena
-komunikacja społeczna
Rodzaje aktywności urzędu na rzecz rozwoju jednostki terytorialnej
To wszystko rodzi inne od dotychczasowej funkcji administracji
-regulacje (procesy, zjawiska)
-świadczenie niektórych dóbr i usług
-zarządzenie mianem publicznym
-funkcje eksperckie
-konkurencyjność władzy publicznej
-nastawienie na cele i efekty rzeczowe
-decentralizacja zarządzania
...
darkbull