Biblioteka Księgowego 5_2012 z 15.05.2012.pdf

BIBLIOTEKA

KSIĘGOWEGO

nr 5

www.bk.infor.pl

maj 2012 Rok 5

Joanna Szyszkowska

specjalista ds. księgowości

Delegacja pracownika,

przedsiębiorcy, zleceniobiorcy

– rozliczenia podatkowe

i rachunkowe

ISSN 1898-2794

Spis treści

Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rozdział I. Podróż służbowa w świetle regulacji prawnych . . . . . . . . . . . . . . 4

1. Pojęcie podróży służbowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Oddelegowanie a podróż służbowa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

3. Czas pracy w delegacji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

4. Polecenie wyjazdu służbowego . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Rozdział II. Należności za podróże krajowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1. Diety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2. Koszty noclegu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

3. Koszty przejazdów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

4. Inne wydatki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Rozdział III. Należności za podróże zagraniczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

1. Diety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2. Koszty noclegu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3. Koszty przejazdu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

4. Inne koszty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Rozdział IV. Rozliczanie i ewidencja podróży służbowej . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

1. Termin rozliczenia podróży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2. Zaliczki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3. Zasady przeliczania kosztów delegacji zagranicznej na walutę polską . . . 43

4. Rozliczenie podróży służbowej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5. Moment ujęcia kosztów podróży służbowej w księgach rachunkowych . . 49

6. Ewidencja księgowa podróży służbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Rozdział V. Podatkowe aspekty podróży służbowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1. Należności za czas podróży w przychodach pracownika . . . . . . . . . . . . . .

1.1. Bezpłatne wyżywienie zamiast diet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

1.2. Zwrot kosztów używania samochodu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

maj 2012

BIBLIOTEKA KSIĘGOWEGO nr 5(53)

Spis treści

2. Składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3. Koszty podatkowe pracodawcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4. Podatek VAT a wydatki na podróże . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rozdział VI. Podróże służbowe przedsiębiorców oraz osób niebędących

pracownikami . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

1. Podróże zleceniobiorców . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

2. Podróż służbowa przedsiębiorcy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

3. Podróże członków zarządu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

4. Podróże członków rady nadzorczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Rozdział VII. Planowane zmiany w zakresie podróży służbowych . . . . . . . . . 81

1. Zmiany w delegacjach krajowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

1.1. Wzrost diety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

1.2. Odliczenia od diety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

1.3. Ryczałt na dojazdy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

1.4. Limit na noclegi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

1.5. Środek transportu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

1.6. Brak dokumentów z podróży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

1.7. Inne wydatki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.8. Zaliczki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. Zmiany w delegacjach zagranicznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1. Diety . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2. Limity noclegowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

2.3. Zaliczki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

2.4. Inne wydatki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej

z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania

należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej

lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

na obszarze kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990,

ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej

z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania

należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej

lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

poza granicami kraju (Dz.U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991,

ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Odbierz login i hasło do e-wydania

www.bk.infor.pl

– www.aktywacja.infor.pl

Wstęp

Obowiązujące regulacje prawne dotyczące podróży służbowych nie ustosun-

kowują się do wielu praktycznych zagadnień, co wielu podmiotom gospodarczym

przysparza sporo problemów i wątpliwości. Prawne podstawy podróży służbowych

zawiera Kodeks pracy, gdyż to on wskazuje definicję podróży służbowych pracowni-

ków. Ustawa ta deleguje także ustalanie zasad rozliczania podróży służbowych na

ministra właściwego do spraw pracy. Obecnie obowiązującymi przepisami prawny-

mi, określającymi warunki i zasady rozliczania podróży służbowych pracowników, są:

■

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w spra-

wie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracowni-

kowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budże-

towej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990),

zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży krajowych,

rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r.

w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pra-

cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery

budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236,

poz. 1991), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie podróży zagranicznych.

■

Należy podkreślić, że te rozporządzenia mają zastosowanie wprost wyłącznie

do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wybo-

ru lub mianowania w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Natomiast warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi

zatrudnionemu u innego pracodawcy (spoza sfery budżetowej) określa się w ukła-

dzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę,

jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany

do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 77 5 § 3 Kodeksu pracy). Za pracow-

nika uznaje się zaś osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, powołania,

wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych pracowników spoza

sfery budżetowej nie mogą ustalać diety niższej od tej, którą reguluje rozporządzenie

w sprawie podróży krajowej. W praktyce, w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regu-

lamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają szczególnych postanowień co

do należności z tytułu podróży służbowych – pracownikowi przysługują należności od-

powiednio według przepisów wskazanych rozporządzeń (art. 77 5 § 5 Kodeksu pracy).

Warto dodać, że obecnie trwają prace nad nowelizacją przepisów dotyczących

delegacji służbowych. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej wydało trzeci już

projekt dotyczący zmian w podróżach służbowych. Zmiany miały wejść w życie naj-

pierw z początkiem 2012 r., a obecnie realną datą jest dopiero 1 września 2012 r.

Szerzej na temat proponowanych zmian – w rozdziale VII.

maj 2012

BIBLIOTEKA KSIĘGOWEGO nr 5(53)

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: