Podstawowe zasady auditowania
Do podstawowych zasad auditowania należy postawa auditora -etyka – auditor podpisuje deklaracje etyczną auditora(chodzi o to żeby zachować jak największą obiektywność i żeby jednostka certyfikująca była postrzegana na rynku jako rzeczywiście obiektywnie oceniająca prace).
- niezależna – audytor podpisuje deklaracje że nie łączą go kontakty biznesowe z auditowanym (przyjętym umownie okresem karencji jest dwa- trzy lata, jeśli auditor nie miał kontaktu z auditowanym, chodzi o to że auditor mógł współpracować, doradzać z auditowanym to nie może prowadzić auditu, jeśli minie trzy lata to już może).
Wybór jednostki, wybór akredytacji jest bardzo istotny.
Centrum akredytacji Polskie Centrum Badań i Certyfikacji
Podstawowa zasada auditowania- zbieranie, posiadanie dowodów, które potwierdzają prawdziwość zapisów.
Funkcjonowanie auditu - ąudit rozpoczynamy od jednostki akredytacyjnej, czy audit zewnętrzny czy wewnętrzny jest to pierwszy krok operacyjny, audytor wiodący uczestniczy w określaniu celów, zakresu kryteriów tego auditu, określenie planu auditu i ustalenia zespołu audytorów , rozpoczynamy początek działań funkcjonowania auditu. Zwykle zanim przystąpimy do wizyty, dokonujemy przeglądu dokumentacji, zapoznać się z tym co się dzieje w organizacji, zazwyczaj przegląd księgi jakości, jeśli jest to audit zewnętrzny, bądź też innej dokumentacji jeśli jest to audit wewnętrzny i dopiero po takim przeglądzie dopiero możemy podjąć decyzje co dalej. Często się zdarza że księga jakości nie spełnia wszystkich wymagań, albo z księgi wynika niezgodność, staramy się przekazać auditowanemu żeby dokonał weryfikacji systemu, zanim przystąpimy do auditu. Przegląd będzie pierwszym krokiem przy przygotowania auditu. Później kiedy mamy w decyzji auditora musimy przygotować się do auditu, plan i inne dokumenty robocze. Plan ustalamy z klientem i jest przedstawiamy auditorom i auditowanemu. Plan auditu nie może być sztywny, musimy zdecydowanie zachować możliwość zmian, plan musi być elastyczny. Auditowany może plan zakwestionować może wprowadzić zmiany. Auditor wiodący jest tym który uzgadnia ten plan. Plan jest zatwierdzany przez strony które je realizują, przez jednostkę certyfikującą, klienta i auditowanego, w auditach wewnętrznych przez pełnomocnika.
Co w planie powinno się znaleźć?
Plan powinien zawierać pewne informacje, zalecenia,
-cel i zakres auditu
- kto będzie auditował
- dokumenty w odniesieniu do normy: przy certyfikacji są to dokumenty w odniesieniu do normy ISO 9001,ISO1401 w przypadku auditów wewnętrznych w odniesieniu do procedury nr...., proces nr....(na poziomie operacyjnym odnosimy się do procedur operacyjnych do dokumentów, które zostały ustalone na poziomie operacyjnym)
- data i miejsce auditu: czyli gdzie i kiedy ma się odbyć, musimy określić czas auditu.(podajemy działy)
- czasami podaje się język auditu
- deklaracja poufności, (przy auditach zewnętrznych auditor zawsze podpisuje deklaracje poufności, że informacje auditu nie będą używane do innych celów, przy auditach wewnętrznych wynika to z umowy o prace)
- plan audytu kierowany jest do księgi jakości i kto otrzyma raport
- norma zaleca aby klient zaakceptował plan auditu
- plan auditu musi być podany do wiadomości auditorów i auditowanych
Jeśli mamy zespół auditorów, więcej niż jednego należy przydzielić zadania,
Auditor wiodący wyznacza określone zadania, w oparciu ten podział auditorzy będą realizowali zadania, odpowiedzialność spoczywa na auditorze wiodącym.
Zwykle przygotowujemy dokumenty robocze, np. lista pytań kontrolnych, plany pobierania próbek auditorów (ile elementów musimy zauditować żeby próbka była statyczna), formularze na których zapisujemy notatki, formularz do zapisywania niezgodności,.
Lista kontrolna- spis elementów, które zawierają zagadnienia , staramy się tak wszystko zaplanować aby było logiczne z przebiegiem auditu.(sporządzamy listę kontrolną dla auditorów i dla auditowanego).
Działania na miejscu auditu
-spotkanie otwierające( ustalamy cele auditu, oraz przekazać informacje i metody działania )
- sposób komunikowani się (uwagi przekazujemy na bieżąco)
- ustalenie roli przewodników (często jest pomocnikiem auditora)
- działanie podczas auditu- zbieranie informacji (korzystamy z różnych zapisów,
dokumentów, np. specyfikacje, umowy, zamówienia, informacja zwrotna od klienta.
Obserwacje:- rozmowa z ludźmi w miejscu pracy, na różnych szczeblach, czasami wyjaśniamy co robimy, żeby nastawienie auditowanego nie było negatywne, unikamy pytań które sugerują odpowiedź, pytania które zadajemy auditowanym powinny być w pewien sposób sformułowane, więc będziemy pytać, jak .....?,w jaki sposób...........? ,dlaczego...?
Pytania zadajemy rozluźniające atmosferę i pytania otwarte. Prowadzimy zapisy: zapisy które pozwalają wysunąć szereg wnioski i zapisy, które opisują kompleks pracy. Czasami audytorzy wysuwają pochopne wnioski np. dokumentacja nie jest nadzorowana(konkretnie zapisujemy gdzie i kiedy)Precyzja zapisu. Spostrzeżenia które warto dokumentować: ważniejsze niezgodności, klasyfikacja spostrzeżeń i niezgodności musi być dokonana zbiorczo, o ile daje lepszy efekt, musi być odniesiona do wymagań, w przypadku auditów zewnętrznych niezgodność w odniesieniu do normy, w przypadku auditów wewnętrznych w odniesieniu do procedur, aby później auditowany uznał niezgodności.
W wyniku auditu powstaje pewien zapis-powstaje raport tu mamy różne dokumenty, jak to przechowujemy – to będzie zależało od pracownika auditu, w pewnych przypadkach mamy przepisy, które mogą regulować, zależy to od pewnych ustaleń między jednostką a auditowanym, okresem bezpiecznym jest pięć lat.
Kiedy możemy napisać niezgodność?
1.musimy mieć określone wymagania- normy
2. wymaganie musi być nie spełnione
3. musimy mieć dowody na to, że to wymaganie jest nie spełnione
Audytor decyduje, które niezgodności są poważne a, które nie, bierze pod uwagę przede wszystkim jakie konsekwencje mogą wystąpić jeżeli niezgodności nie będą skorygowane, z drugiej strony jakie jest prawdopodobieństwo że ta niezgodność ta konsekwencja rzeczywiście wystąpi (ocena ryzyka).
Jak zapisujemy niezgodności?
1.(stosowany w auditach zewnętrznych) zapisy niezgodności są ważne, nieważne istotne i drobne i w zależności od tego dajemy dłuższy lub krótszy czas na działanie korekcyjne.
2.(audit certyfikujący) niezgodności(zapis) i spostrzeżenia(uwaga) - jak była niezgodność to trzeba było ją poprawić przed wydaniem certyfikatu,- tego w auditach aktualnie niema, jeśli były spostrzeżenia to trzeba było je zaplanować zgłosić plan poprawy.
3.( nowa wersja)Niezgodności małe i duże (wszystkie muszą być objęte specyfikacją) małe to takie, które można przyjąć na podstawie deklaracji – auditowany może przystać że w ciągu tygodnia lub dwóch tygodni że on to zrobi i audytor może to przyjąć że on to zrobił i może wydać rekomendacje. - opracowanie ustaleń założycielskich, - przygotowanie wniosków
Ustalenia i wnioski- albo są rekomendacją albo związane są z działaniami po auditowymi, które trzeba podjąć, zanim można powiedzieć że audit skończył się pozytywnie, możemy mieć różne formy: auditowany zgłasza działania po auditowe albo też mamy audit dodatkowy, czyli następuje omówienie działań po auditowych zostaje do decyzji auditora, w pewnych ramach auditu.
Spotkanie zamykające
Norma mówi że powinno być formalne, jeżeli jest potrzebne ale zawsze kończy się jakimś podsumowaniem jak również zapis z tego powstaje – lista obecności
W audicie wewnętrznym –może być zakomunikowanie co stwierdzono, jakie wnioski zostały wyciągnięte, potem pełnomocnik kontroluje nadzór nad działaniami po auditowymi.
Kto uczestniczy w spotkaniu zamykającym ?
Tutaj nie ma listy obowiązkowej: auditowany, klient auditu, auditor przedstawia wnioski, ustala się plany ewentualnych działań korygujących
-dochodzi nam element doskonalenia
-stosujemy podsumowanie słabych i mocnych stron
-Raport auditu – przygotowany, zatwierdzony i musi być rozpowszechniony, w raporcie podkreślamy niezgodności, zaliczamy te które wpływają na jakość wyrobu bezpośrednio, podstawowe działania normy są nie przestrzegane jest to niezgodność poważna a czasami krytyczna, norma nie zwraca uwagi że przy niezgodności koszty rosną. Audytor wiodący przekazuje poprzez jednostkę raport z auditu przesyła go klientowi. Dopiero klient dostarcza raport auditowanemu. Zwykle raport zawiera informacje poufne(do użytku wewnętrznego) nie może auditor ani jednostka certyfikująca przesyłać raportu.
Zakończenie auditu- gdy raport jest przekazany klientowi
Inne działania które podejmujemy są to działania po auditowe.
misiek.b